Нема сумње у чињеницу да је Емаил револуционирао начин на који комуницирамо једни са другима. И иако људи све више преферирају ствари као што су друштвене мреже и апликације за размену тренутних порука за ћаскање са пријатељима ових дана, истина је да када је у питању исправна комуникација, Емаил је и даље пожељан медиј.
Од универзитета до глобалних корпорација и од студената до директора, е-маил се користи свуда и свима. С тим у вези, скоро сви од нас имају више адреса е-поште, са једним или више понуђача е-поште. Али право питање је да ли потврђујемо протокол (е) о правилној употреби е-поште?
Ако нисте сигурни у одговор, онда је овај чланак, подвлачећи основне етикете е-поште које сви треба да следе, за вас. Дакле, без даљег одлагања, ево их.
Басиц Емаил Етикуеттес
1. Користите емаил адресу професионалног изгледа
Ваша адреса е-поште се често сматра индикативном за вашу личност. Из тог разлога, важно је да имате професионалну емаил адресу, обично са вашим именом и презименом који чине део „усернаме“ . Ово је још важније ако намеравате да користите е-маил адресу за професионалну комуникацију (нпр. Слање биографија регрутима, обезбеђивање узорака рада клијентима).
Ако корисничко име по вашем избору није доступно, можете додати број по свом избору (нпр. Датум рођења) да бисте га добили . Да наведемо неколико примера, [заштићено е-поштом] или [заштићено е-поштом] може се сматрати добрим избором. С друге стране, користите нешто попут [заштићено е-поштом] или [заштићено е-поштом], и можете бити прилично сигурни да примаоци неће ни отворити вашу е-пошту.
Савет: У највећој могућој мери, користите посебне адресе е-поште за све ваше професионалне потребе. А ако вам не смета да бацате неколико долара, најбоље је да идете на хостовану е-пошту са сопственим доменом.
2. Увијек укључите предмет и држите га јасним и концизним
Линија теме је једна од најважнијих компоненти е-поште, јер одмах даје приматељу идеју о информацијама које су укључене у е-пошту . То је разлог зашто би све ваше е-поруке требале имати тему, чак и ако садржај није толико важан. Остављање празне линије предмета се схвата као безбрижност на страни пошиљаоца.
Што је још важније, линија предмета треба да буде концизна и тачна, тако да прималац може да разазна садржај е-поште што је брже могуће. Неколико примјера је прилог Пројектног извјештаја , Анкета о учинку - рани одговор је затражен , и сличне ствари.
3. Користите стандардне фонтове и минимално обликовање
Без обзира колико вам се допадају фанци фонтови које имате на свом ПЦ-у, они су апсолутно не-не када се ради о писању е-поште. То је зато што ако користите нестандардни фонт и није инсталиран на рачунару примаоца, текст е-поште неће се појавити као што је предвиђено . То је разлог што већина е-маил сервиса има само неколико стандардних, сериф и санс-сериф фонтова (нпр. Тимес Нев Роман, Ариал) који су доступни за састављање е-поште. И треба да се држите њих.
Такође, задржите форматирање у е-пошти што је мање могуће. Осим ако не морате да нагласите одређени део, линију итд. У садржају е-поште, уздржите се од коришћења истицања и боја за текст . У ствари , боја е-поруке треба да буде само црна, јер је најчитљивија.
4. Избегавајте грешке у писању, погрешну употребу граматике и грешке у интерпункцији
Иако није сватко тамо граматички нациста, и није криминално имати ненамјерну писаницу или двије у е-порукама, погрешна употреба језика, структура реченица итд., Опћенито даје приматељу (има) негативан дојам. Зато је изузетно важно да трипут проверите линију предмета, тело и све остале текстуалне елементе за било какве нехотичне граматичке и интерпункцијске грешке (и исправите их, ако их пронађете), пре него што притиснете дугме „Пошаљи“.
Штавише, никада не би требало да користите више знакова интерпункције (нпр. !!!) у е-порукама. Исто важи и за сленг ријечи (нпр. ЛМАО), популарне контракције (нпр. Готцха!) И емотиконе. Све ове ствари изгледају веома незреле и непрофесионалне, и најбоље их је оставити само за друштвене мреже и инстант ћаскања.
Савет: Увек водите рачуна о томе како капитализујете речи, реченице итд. У е-порукама. Е-пошта (или било шта друго, у том случају) никада не би требало да буде састављена у СВИМ КАПИМА, јер се сматра Интернет еквивалентом викања.
5. Дајте описне називе у прилозима
Чешће него не, морамо слати / примати више датотека као прилоге са нашим е-порукама. Иако је ово прилично неопходно, ништа не може бити горе од примања е-поште која је учитана бројним насумичним именованим датотекама (нпр. 022325кјсдгбс.пдф, олдверфилеплцхецк.доц) које немају никаквог смисла. Дакле, сваки пут када шаљете прилоге е-поштом, преименујте их са неким описним називима датотека, тако да прималац одмах зна њихов садржај, без потребе да их отвара. На пример, ако шаљете свој резиме потенцијалном послодавцу, дајте му име као ЦуррентРесуме_ЈохнДое . Једноставно и лако.
Такође, ако намеравате да пошаљете велики број (нпр. 20) прилога е-поштом, боље је да их прво комбинујете у зиповану архиву . За још већу јасноћу, можете посебно поменути детаље као што су број прилога, укупна величина архиве итд. У телу е-поште.
6. Увек укључите потпис
Потпис је неопходан за правилно затварање или завршавање текста телетекста е-поште . Али што је још важније, она такође даје „аутентичност“ е-пошти и њеном садржају . Дакле, сва ваша е-пошта би требало да садржи ваш потпис. Само креирајте и сачувајте потпис у поставкама е-поште и аутоматски ће бити додан на крају сваке поруке коју саставите.
Говорећи о “шта” треба укључити у потпис, то је нешто што треба да одлучите, јер варира од једне особе до друге. С обзиром на то, као опште правило, можете укључити контакт информације (нпр. Службени број, секундарну е-пошту), као и линкове на ваше друштвене профиле . Укратко, потпис треба да служи као ваша дигитална контакт картица. Али немојте га преоптеретити превише непотребним информацијама.
7. Потврдите пријем е-порука
Данашња е-пошта је толико напредовала, да када једном притиснете дугме „Пошаљи“, можете бити 200% сигурни да ће доћи до пријемног сандучета примаоца, секунде или две касније. Међутим, као и код било које технологије, е-пошта може (и повремено) пати од застоја . Дакле, када примите е-пошту (посебно ако је важна), потврдите њен пријем тако што ћете одговорити пошиљаоцу малом поруком.
Иако није могуће признати сваку е-пошту коју добијете, покушајте то. Још важније, требало би потврдите е-пошту која вам је погрешно послата, јер пошиљалац можда чека одговор са друге стране. Ово ће учинити да пошиљалац сазна за грешку, и такође ће сачувати стварни прималац поруке е-поште од нечега.
8. Користите одговарајуће поздраве
Када разговарате са људима лицем у лице, или чак телефоном, ми увек почињемо да их поздрављамо. Исто правило важи и за поруке е-поште, тако да ваше е-поруке морају увијек имати одговарајуће поздраве за приматеље. У зависности од тога кога шаљете е-маил, поздрав може бити формални (нпр. Драги г. Јохнсон, професор Келлер), или неформални (Хелло Адам, Хи Јенна) . Слично томе, завршетак (нпр. Поздрав, искрено) мора имати исти основни тон као и почетак поздрављања, као и укупну поруку.
Важно је напоменути да треба да се уздржите од употребе изразито неформалних и свакодневних примања (нпр. Шта је?) У е-порукама . Подразумева се да се сматра прилично непрофесионалним.
9. Не користите сваки пут Репли Алл
Постоје случајеви када примите е-пошту која се шаље и другим приматељима (нпр. Важна обавијест у компанији). Али када одговарате на такве поруке, журно користите опцију "Одговори свима" . Ово не само да шаље одговор првобитном пошиљатељу, већ и свима осталима који су примили е-пошту, без обзира да ли је одговор намијењен њима или не . Ово је савршен начин за зачепљење пријемних сандучића.
Из тог разлога, водите рачуна када одговарате на е-поруке са више прималаца, и користите опцију "Одговори" . Само када сте 100% сигурни да је ваш одговор намијењен свима у листи приматеља, треба ли користити опцију "Одговори свима".
10. Правилно користите поља Цц и Бцц
Поред поља „То“, поља „ Цц “ и „ Бцц “ су нешто о чему зна свако ко је икада имао емаил. Али чак и након тога, већина људи их користи непрописно. Ево онога што су, и када треба да се користе :
- Цц: Стоје за Царбон копију. Ако постоје неки примаоци којима желите послати е-пошту, али не желите да знају да је ова е-пошта „само“ намијењена њима, унесите њихове адресе е-поште у ово поље. Сваки прималац може да види адресе е-поште других особа у пољу Цц.
- Скривена копија: Кратка за Блинд Царбон Цопи. Ако постоји више прималаца које желите да пошаљете е-поштом, али желите да виде себе као једине примаоце е-поште, унесите њихове адресе е-поште у ово поље. Сваки прималац у пољу Бцц може да види само своју адресу е-поште, а не и друге. Ова опција је прикладнија за приватност.
11. Правовремено одговорите на е-поруке
С обзиром на број порука које свакодневно примамо, готово је немогуће одмах одговорити на све њих. Међутим, чак и ако је е-пошта мало ниска у односу на ваш приоритет, требали бисте покушати да на њу одговорите благовремено . Уопштено, ово треба да буде у року од 24-48 сати од пријема е-поште. Ако већ неко време нећете моћи да одговорите на поруке е-поште (нпр. Због прекида), користите функцију аутоматског одазива или одзивника на одмор, што већина е-маил сервиса има.
12. Исправно форматирајте е-поруке прије просљеђивања
Чим се притисне дугме „Напријед“ на е-пошту, читава порука (укључујући све слике, погрешно поравнати текст итд. Коју можда има) је чудно увучена удесно и убачена у празну е-пошту, тако да можете ући е-маил адресе прималаца и пошаљите их. Ово не само да забрља форматирање оригиналне е-поште, већ и уноси пуно бијелог простора и додатних симбола (>) у прослијеђени дио е-поште, што заузврат чини е-пошту готово нечитљивом.
Да бисте то разврстали, исправно форматирајте прослеђену е-пошту, када је она уграђена у празну е-пошту . Ово укључује уклањање додатног белог простора, као и уклањање додатних знакова, празних редова и сличних ствари.
Користите е-пошту на начин на који је намијењен за употребу
Пошто је то примарно средство комуникације у данашњем свету повезаном са Интернетом, изузетно је важно да се Емаил користи у складу са правилима која укључују све од начина на који поздрављате примаоце, до стила фонта који одаберете. И горе наведене етикете помажу вам да то урадите, чиме се постиже свеукупно боље и продуктивније искуство е-поште. Зато их испробајте и јавите нам своје фаворите у коментарима испод.
